Pentingnya Membangun Komunikasi Efektif dalam Suatu Organisasi

 TULISAN  2

Pentingnya Membangun Komunikasi Efektif dalam Suatu Organisasi

 

Disusun oleh:

Nama    : Melyta Hasty Dwi Andini Kharis 
NPM    : 14218089                                      
Kelas    : 3EA34                                           
Mata Kuliah    : Ekonomi Koperasi                      

 

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS GUNADARMA

2020


Dalam sebuah organisasi atau perusahaan, tentunya diisi oleh berbagai jenis manusia. Demi terwujudnya organisasi yang yang berkembang dan maju, manusia-manusia yang berkumpul di sana haruslah sering berinteraksi satu sama lain. Proses interaksi di antara manusia itulah yang disebut dengan proses berkomunikasi. Komunikasi yang baik adalah komunikasi yang menghasilkan kesamaan pendapat di antara para pelakunya.

Pengertian Komunikasi

Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Secara umum komunikasi itu sendiri dapat diartikan sebagai proses pertukaran informasi yang bertujuan untuk mencapai pemahaman yang sama.

Pada prosesnya komunikasi merupakan bagian penting dalam pembelajaran. Implikasinya di kelas dapat berupa partisipasi siswa semisal mengangkat tangan, menanggapi pernyataan guru atau mengajukan pertanyaan (Emdin, 2010). Akan tetapi masih dapat kita jumpai adanya ungkapan "miskomunikasi" dalam kehidupan kita yang dapat berakibat buruk atau bahkan fatal. Salah satu hal yang menyebabkan banyak orang berselisih paham adalah karena kurangnya komunikasi. 

Komunikasi terkadang menjadi hal yang disepelekan, padahal kesalahan dalam komunikasi dapat menimbulkan sebuah permasalahan yang runyam dalam relasi dua atau lebih orang. Beberapa faktor dapat disebutkan mengapa hal ini bisa terjadi, akan tetapi hal paling mendasar yang dapat menjadi alasan utamanya adalah adanya perbedaan pemahaman antar beberapa individu yang hidup pada kultur yang berbeda.

Sebuah proses komunikasi bisa saja gagal, jika salah satu / beberapa pelakunya justru malah salah paham, bahkan hingga mengalami ketegangan. Inilah yang disebut dengan miskomunikasi.

Miskomunikasi pada umumnya terjadi akibat para anggota organisasi mengabaikan atau menganggap sepele masalah komunikasi ini. Padahal, kunci keberhasilan suatu organisasi adalah komunikasi.

Komunikasi yang Efektif

Semua orang dapat berkomunikasi dengan caranya masing-masing, akan tetapi tidak semuanya mampu berkomunikasi secara efektif. Lalu apa itu komunikasi yang efektif? Komunikasi yang efektif dapat terlaksana apabila komunikator (pemberi pesan) dapat menyampaikan pesan yang dimaksud kepada komunikan (penerima pesan). Selain itu, komunikasi yang efektif juga bertujuan supaya informasi yang disampaikan dapat menimbulkan feedback dari komunikan. Karena alasan-alasan tersebut, maka proses komunikasi yang efektif haruslah dilakukan dengan menggunakan bahasa yang jelas dan dapat dipahami oleh orang lain.

Komunikasi yang Efektif dalam Organisasi

Di dalam kelompok ataupun organisasi selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok yang terdiri dari atasan dan bawahannya. Oleh karena itu komunikasi efektif dianggap sebagai elemen penting untuk keberhasilan suatu organisasi. Bagaimana mungkin orang lain bisa menangkap ide kita kalau kita tidak dapat mengungkapkannya kepada orang lain dengan baik.

Komunikasi yang efektif dalam organisasi menjadi hal sangat penting, seperti halnya aliran darah bagi suatu organisasi, dan miskomunikasi memberi kontribusi yang dapat disamakan dengan rusaknya sistem peredaran darah dalam lebih dari satu organisasi. Komunikasi menjadi faktor terpenting bagi organisasi dalam mendapatkan informasi. Kemudian dengan komunikasi yang baik maka suatu organisasi akan dapat berjalan lancar dan begitu juga sebaliknya, kegagalan dalam organisasi banyak yang disebabkan oleh kurang tertatanya komunikasi yang dilakukan para pelaku di organisasi tersebut. Ditambah lagi dengan perbedaan budaya masing-masing sehingga menghambat dalam proses komunikasi dan menimbulkan efek kurang baik yaitu tidak adanya kerjasama sesama pengurus. Berikut ini merupakan peran komunikasi yang efektif dalam organisasi:

1. Meningkatkan produktivitas

   Komunikasi yang efektif di tempat kerja hal yang paling penting bagi keberhasilan sebuah       perusahaan. Setiap perusahaan memiliki seperangkat tujuan yang jelas.

2. Menyelesaikan konflik

Jika sebuah perusahaan mnghadapi masalah, krisis dan konflik akibat antara karyawan menyebabkan penundaan pekerjaan sehari-hari. Hal ini menyebabkan pemborosan sumber daya dan menurunkan produktivitas kerja secara keseluruhan. Komunikasi yang terbuka di tempat kerja dapat mencegah dan menyelesaikan konflik. Misalnya jika dua karyawan memiliki ketidak setujuan atas beberapa masalah, maka konflik tersebut diselesaikan melalui diskusi bersama.

3. Mengembangkan kualitas karyawan

Lingkungan kerja yang ramah, memberikan kesempatan dan dorongan pada karyawan untuk mengungkapkan ide-ide, memberikan umpan balik, memotivasi karyawan untuk bekerja lebih baik, memberikan penghargaan merupakan beberapa contoh komunikasi efektif yang dapat memberikan kepuasan kerja dan peningkatan kualitas karyawan.

4. Membentuk hubungan profesional dan lingkungan yang kondusif

Karyawan dan manajer dalam suatu perusahaan harus berkomunikasi secara jelas, terbuka, dan jujur. Manajer harus membangun hubungan kerja yang menyenangkan sehingga karyawan tidak ragu untuk menyelesaikan pekerjaan dan membentuk hubungan yang baik. Hal ini membuat karyawan merasa peduli dan dihargai serta memberikan dorongan loyalitas terhadap perusahaan.

Syarat utama komunikasi yang efektif adalah karakter dan integritas pribadi yang menyampaikan pesan tersebut. Menurut Covey, untuk membangun komunikasi yang efektif diperlukan lima dasar penting yaitu usaha untuk benar-benar mengerti orang lain, kemampuan untuk memenuhi komitmen, kemampuan untuk menjelaskan harapan, kemauan untuk meminta maaf secara tulus jika melakukan kesalahan, dan kemampuan memperlihatkan integritas. Bentuk komunikasi tertinggi adalah komunikasi empatik yang memiliki makna melakukan komunikasi untuk mengerti dan memahami karakter dan maksud dan peran orang lain yang menerima pesan (Knutson, et al., 2003).
Komunikasi merupakan satu hal penting untuk menunjang kesuksesan organisasi baik dalam meningkatkan kinerja organisasi maupun adaptasi organisasi terhadap setiap perubahan lingkungan bisnis yang ada sehingga organisasi bisa tetap survive bahkan meraih keunggulan kompetitifnya. Melalui komunikasi yang baik antar individu dan pihak-pihak yang terlibat langsung dalam organisasi maupun diluar organisasi, organisasi dapat memperoleh informasi-informasi yang dibutuhkan. Untuk mengembangkan komunikasi yang baik ini diperlukan peran aktif manajer maupun bawahan melalui aplikasi dan beberapa teknik.

STRATEGI KOMUNIKASI EFEKTIF DI PERUSAHAAN

Komunikasi efektif dalam sebuah perusahaan memiliki manfaat yang sangat penting, karena dengan komunikasi efektif, maka akan terwujud suatu kerja sama yang solid di antara setiap anggota tim kerja. Salah satu sarana untuk tercapainya komunikasi efektif adalah menguasai seni berbicara.

Seni berbicara bukan hanya untuk di atas panggung, tapi juga untuk menjalin relasi dengan sesama anggota perusahaan, baik dengan rekan kerja, dengan atasan, maupun dengan anak buah. Semua memiliki tekniknya tersendiri. Lalu, bagaimana cara menerapkan teknik komunikasi efektif di perusahaan, agar bisa mendapatkan tim kerja yang solid, efektif dan efisien?

1. SELALU MENGHARGAI PENDAPAT

Karena setiap manusia memiliki keunikan karakternya masing-masing, maka perbedaan akan selalu menjadi keniscayaan. Berbeda pendapat atau cara pandang adalah hal yang lumrah dan bisa terjadi di mana saja, termasuk di dalam lingkungan perusahaan. Yang penting adalah bagaimana agar perbedaan tersebut tidak menimbulkan konflik atau perselisihan. Caranya adalah dengan saling menghargai. Dengan menghargai sesuatu yang berbeda, maka akan timbul suatu sikap toleransi.

Dengan adanya sikap toleransi ini, maka akan semakin mudah untuk dilakukannya musyawarah. Jika ada perbedaan pendapat atau cara pandang di dalam sebuah tim kerja, maka dengan musyawarah, perusahaan dapat mencari jalan tengah atau hal yang lebih win-win solution.

Dengan sikap toleransi ini pula, setiap anggota tim dapat memberi dan menerima masukan atau kritik dengan terbuka. Memang, tidak semua pendapat atau hal yang berbeda itu dapat diakomodir. Tapi jika dikomunikasikan dengan baik, maka akan didapatkan jalan tengah yang disepakati oleh semua pihak. Dengan begitul, perselisihan atau konflik dapat dihindari.

2. MEMBERIKAN FEEDBACK

Feedback atau umpan balik ini adalah respon yang diberikan ketika ada pihak lain yang mengajak untuk berkomunikasi. Ketika kita tidak memberikan respon saat ada orang lain yang mengajak berkomunikasi, maka kita bisa dianggap tidak peduli kepadanya. Hal ini tentu akan menimbulkan sikap curiga dan ini sangat tidak sesuai dengan konsep komunikasi efektif. Umpan balik atau feedback ini adalah salah satu komponen penting dalam komunikasi efektif. Tanpa feedback, maka sudah pasti sebuah proses komunikasi tidak berjalan dengan baik.

3. BERBICARA LANGSUNG

Teknologi yang ada sekarang ini memang memudahkan kita untuk berkomunikasi dengan orang lain, tanpa perlu bertemu langsung dengannya. Hal ini dapat memudahkan kita dalam bekerja. Tapi, ada kalanya kita sebaiknya berbicara langsung dengan yang bersangkutan secara tatap muka (face to face). Berbicara langsung adalah bentuk komunikasi yang sangat minim risiko salah paham, karena kita bisa langsung bertanya kepadanya jika ada sesuatu yang tidak dimengerti. Sebaliknya, jika berbicara melalui perantara, maka kemungkinan salah persepsi menjadi lebih besar.

4. SINKRON

Sinkron di sini maksudnya adalah menyesuaikan antara perkataan dan perbuatan. Apalagi ketika berada di posisi sebagai atasan atau pemimpin tim kerja. Kesesuaian antara tindakan dan ucapan sekaligus dapat menunjukkan integritas seseorang. Misalnya, ketika kita berbicara kepada anggota tim untuk selalu berdisiplin dengan waktu, maka kita juga harus melakukannya. Tunjukkan kepada anggota tim bahwa kita berdisiplin dengan waktu, antara lain dengan ketepatan waktu menyelesaikan deadline pekerjaan. Dengan begitu, anggota tim dapat lebih mempercayai kita dan mereka juga akan segan jika tidak melakukan hal yang sama.

5. SELALU UPDATE

Di dalam lingkungan perusahaan biasanya muncul informasi-informasi baru. Dengan membiasakan diri untuk selalu update dengan hal-hal baru yang terjadi di lingkungan perusahaan, maka kita juga dapat berpikir cepat untuk segera menyesuaikan diri. Jika sampai terlambat mengetahui hal-hal baru yang muncul di perusahaan, maka kita juga bisa terlambat meresponnya dan itu bisa berakibat tidak baik bagi kinerja kita sendiri. Untuk itu, beberapa hal kecil dapat dilakukan, agar kita benar-benar bisa mewujudkan komunikasi efektif di lingkungan kerja, seperti:

  • SELALU BERSIKAP BERSAHABAT DENGAN SEMUA ORANG
    Maksudnya bukan sok kenal sok dekat dengan siapa saja, tapi lebih pada selalu bersikap positif kepada siapa saja. Sikap positif itu bisa ditunjukkan dengan selalu bersikap ramah kepada siapa saja, baik atasan, rekan kerja, maupun bawahan. Ketika melihat ada yang membutuhkan bantuan, maka kita perlu dengan sigap menunjukkan bahwa kita peduli dan siap memberikan bantuan.
  • SELALU SIAP
    Siap di sini adalah siap untuk diajak berbicara dan bekerja sama. Ketika bos tiba-tiba memberikan tugas, maka tunjukkan sikap bahwa kita siap menerimanya. Di perjalanannya mungkin kita akan banyak bertanya, tapi tunjukkan dulu sikap siap untuk mengerjakannya. Dengan bersikap selalu siap ini, maka suasana kerja juga akan semakin menyenangkan.
  • MAU MENDENGARKAN
    Komunikasi adalah proses dua arah. Jadi, bukan melulu hanya berbicara, tapi juga mendengarkan. Dengan menjadi pendengar yang baik, maka jika juga menjalankan komunikasi yang efektif. Menjadi pendengar yang baik berarti juga bahwa seseorang itu menerima pesan dengan baik dan siap untuk menjalankannya. Kemampuan untuk mendengarkan berarti juga kita dapat mengerti, baik mengerti pesan yang diterima, maupun mengerti orang lain dengan lebih baik. Ketika ada yang menghadapi masalah, maka bisa segera dibantu dicarikan jalan keluar. Jika seseorang dapat lebih mengerti, maka dia akan dapat berkomunikasi dengan lebih baik. Artinya, komunikasi efektif dapat tercapai jika setiap orang mau menjadi pendengar yang baik bagi rekan-rekannya.
  • MENYAMPAIKAN PESAN DENGAN JELAS
    Setiap kali berbicara, maka katakanlah dengan jelas, dengan kata-kata yang ringkas dan mudah dipahami oleh orang lain. Pesan harus disampaikan dengan lugas, tidak bertele-tele. Gunakan bahasa atau kata-kata yang sesuai dengan orang-orang yang akan menerima pesan tersebut. Pesan yang disampaikan dengan baik dapat membuat orang lain lebih mudah memahami sehingga memberikan feedback yang diinginkan oleh si penyampai pesan.
  • PERHATIKAN BAHASA TUBUH
    Kadang-kadang, bahasa tubuh lebih jujur daripada bahasa verbal. Maka, ketika menyampaikan sebuah pesan, usahakan agar bahasa tubuh kita tidak bertentangan dengan pesan yang disampaikan. Misalnya, ketika kita menyampaikan bahwa kinerja anggota tim sudah memuaskan, katakan juga dengan bahasa tubuh yang sama, misalnya dengan memberikan pandangan memuji.
  • OPEN MIND
    Kadang-kadang, feedback yang kita terima tidak sesuai dengan yang diharapkan. Untuk itu, kita harus siap. Jika kita siap dengan segala kemungkinan, maka kita dapat lebih cepat untuk memikirkan langkah berikutnya. Untuk itu, kita juga harus berpikiran terbuka, sehingga kita bisa memahami semua feedback yang muncul, meskipun itu kurang menyenangkan. Pikiran terbuka juga dibutuhkan ketika kita menerima pesan dari orang lain. Dengan pikiran yang terbuka, maka kita tidak akan berprasangka dan dapat menerima pesan dengan lebih baik. Komunikasi efektif memang bukan perkara mudah, tapi bukan berarti juga tidak bisa dilakukan dengan baik. Salah satu cara untuk bisa mendapatkan ilmu mengenai komunikasi efektif adalah dengan mengikuti training atau pelatihan.

Referensi :

Komentar

Posting Komentar